Onderbouw onbelaste (reis)kostenvergoeding!
Aflevering 7, gepubliceerd op 22-02-2022 Bij de rechter (ECLI:NL:RBDHA:2021:15112) was een ingewikkelde zaak aan de orde waarin een schoonmaakbedrijf werknemers aan horecagelegenheden en vakantieparken ter beschikking stelt. Op grond van de cao hebben de werknemers voor werkzaamheden op bijzondere uren (in de avond, nacht, weekend of op feestdagen) recht op een toeslag. De Belastingdienst stelt dat de belaste toeslag als een gericht vrijgestelde reiskostenvergoeding is betaald. In de administratie van de werkgever zijn echter geen declaraties van reiskosten van werknemers aangetroffen en deze bevat verder ook geen documenten hoe de reiskostenvergoeding per werknemer is berekend. De rechtbank beslist dat ten aanzien van de vrijgestelde reiskostenvergoeding niet is voldaan aan de wettelijke eisen voor het betalen van een onbelaste kostenvergoeding. De naheffingsaanslagen zijn terecht opgelegd. Een vaste onkostenvergoeding moet zijn onderbouwd naar aard en omvang, dus moet duidelijk zijn welk deel van de vergoeding ziet op welke kosten (onderbouwing dus). In de praktijk blijkt nogal eens dat een vaste kostenvergoeding niet meer past, omdat het kostenpatroon is aangepast of dat werknemers kosten die in de vergoeding vallen ook mogen declareren. Neem regelmatig de vaste kostenvergoeding onder de loep om een naheffing te voorkomen.